Jak wybrać biuro rachunkowe do prowadzenia ksiąg? 6 wskazówek
Sprawy księgowe wymagają ogromnego zaangażowania, znajomości przepisów, a przede wszystkim doskonałej organizacji. Dokumenty trzeba bowiem składać w wyznaczonych ustawowo terminach, a za wszelkie nieprawidłowości grozi wysoka grzywna. Z tych powodów coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na oddanie prowadzenia księgowości wyspecjalizowanej firmie. W poniższym wpisie przedstawiamy najważniejsze aspekty, o które powinniśmy zadbać przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego.
Na co zwrócić uwagę, decydując się na biuro rachunkowe do prowadzenia ksiąg?
- Polisa od odpowiedzialności cywilnej
Współpraca z podwykonawcą bez ważnego OC stanowi spore ryzyko. W przypadku ewentualnych błędów lub zaniedbań odpowiedzialnością obarcza się podatnika. Choć kary finansowe bywają bardzo dotkliwe, przedsiębiorcy mogą starać się o odszkodowanie od firmy zajmującej się księgowością. Dzięki temu są w stanie zachować płynność finansową. - Szeroki zakres usług i kompleksowe podejście
Decydując się na umowę z usługobiorcą, warto poznać pełny zakres oferty. Kierowanie przedsiębiorstwem wiąże się z koniecznością dostosowania rozliczeń, w tym sposobu opodatkowania, do obowiązujących norm. Tymczasem aż 45% właścicieli biznesów narzeka na częste zmiany w regulacjach prawnych – wynika z raportu „Badanie polskiej mikroprzedsiębiorczości 2019”. W wielu przypadkach pomoc specjalistów z określonego obszaru okazuje się zatem niezwykle przydatna. - Wybierz doświadczone biuro rachunkowe do prowadzenia ksiąg
Powierzanie spraw rachunkowych firmom, które dopiero raczkują w branży, nie należy do dobrych pomysłów. Wprawdzie często organizacje te proponują znacznie niższe stawki w porównaniu do konkurencji, ale brak ugruntowanej wiedzy może skutkować poważnymi błędami. Warto dodatkowo zorientować się, czy dany księgowy realizował zadania dla przedsiębiorstw o podobnym zakresie i profilu działalności. - Ochrona i przechowywanie danych
Biuro rachunkowe do prowadzenia ksiąg musi spełniać wymogi RODO, czyli unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych. To wymusza konieczność przestrzegania określonych procedur. Aby dobrze zabezpieczyć wrażliwe informacje, trzeba podpisać umowę w zakresie powierzania przetwarzanych danych, zadbać o wybór dedykowanego programu IT, tworzyć kopie zapasowe, a także wiedzieć, jak utylizować przeterminowane faktury oraz inne materiały. Brak uregulowanych formalności i wszelkie niedopatrzenia w tym zakresie grożą poważnymi konsekwencjami. - Składanie dokumentów z podpisem elektronicznym
Coraz rzadziej spotyka się firmy rachunkowe, które osobiście dostarczają raporty i zestawienia do siedziby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie większość podmiotów wysyła dokumenty w formie online. Takie rozwiązanie jest nie tylko szybsze oraz bezpieczniejsze, ale pomaga również w wyeliminowaniu licznych błędów – system sam weryfikuje poprawność złożonych wniosków. - Profesjonalna obsługa i dobre relacje z klientami
Choć kontakt z księgowym nie zalicza się do najważniejszych czynników determinujących wybór podwykonawcy, to jednak znacznie ułatwia relacje biznesowe. Nie warto współpracować z osobą, która nie odbiera telefonów, często bywa niedostępna lub odpowiada na maile z dużym opóźnieniem. Księgowy to zawód zaufania publicznego, który operuje na danych poufnych, a oprócz tego wie, w jakiej kondycji znajduje się określone przedsiębiorstwo. Utrudniona łączność powoduje liczne problemy, a zwłaszcza podczas nieplanowanych sytuacji (np. związanych z kontrolą skarbową).
Skup się na swojej działalności i dokonaj dobrego wyboru
Znalezienie rzetelnego usługobiorcy, nie należy do łatwych zadań. Warto jednak dokładnie przeanalizować oferty biur rachunkowych, pod kątem naszej działalności, aby mieć pewność wysokiej jakości świadczonych usług.
